Bedrijfsvoering

Personeel en organisatie & Communicatie

De Provincie is een fijne plek om te werken in een omgeving vol dynamiek en met complexe opgaven. We bieden onze medewerkers de ruimte om zich continue te blijven ontwikkelen als professional om zo binnen en buiten de provincie te werken aan onze maatschappelijke opgaven. Het optimaliseren van de kennis van onze medewerkers is hierbij cruciaal om in een steeds veranderende omgeving aan onze opgaven te kunnen blijven werken. We investeren volop in de ontwikkeling van medewerkers. We leren in het werk en bieden een breed scala van opleidingen en trainingen aan. Het hiervoor bestemde algemeen opleidingsbudget is in 2022 volledig benut. Dit budget is onder andere gebruikt voor teamontwikkeling, de leerlijn Bestuurlijke Effectiviteit en Data- en Digitaal leiderschap.  
Met de implementatie van het sturingskader is de span of control voor managers verkleind. Zo kunnen leidinggevenden medewerkers de aandacht geven die ze verdienen. Met Strategische Personeelsontwikkeling is de basis gelegd waarmee we richting geven aan de ontwikkeling van de organisatie om zo gesteld te staan voor ook toekomstige uitdagingen.
De Provincie is een organisatie waar ál onze medewerkers zich thuis voelen. Omdat wij geloven dat onze mensen dan de beste resultaten behalen. We streven naar een zo divers en inclusief mogelijk personeelsbestand om zo een afspiegeling te zijn van de maatschappij. Daarom hebben we in 2022 geïnvesteerd in bijvoorbeeld bewustwordingstrainingen, er zijn nieuwe ambassadeurs Diversiteit & Inclusie geworven, er is een spreekreeks gestart. In het medewerkerstevredenheidsonderzoek 2022 zijn vragen over inclusie toegevoegd. Dit en de input uit de klankbordgroep Diversiteit & Inlcusie nemen we mee in het jaarplan Diversiteit & Inclusie 2023 om zo ons beleid door te ontwikkelen.
We hebben stevig ingezet op het vinden van nieuw personeel. We hebben ons onder andere gericht op een betere zichtbaarheid van de Provincie als werkgever en recruitment versterkt. Hierdoor hebben we ondanks de krappe arbeidsmarkt in 2022 van de 244 vacatures 222 vervuld. Ook hebben we geïnvesteerd in de vitaliteit van onze medewerkers. Zo hebben we een reeks workshops aan al onze medewerkers aangeboden waar breed aan is deelgenomen.
Interne communicatie is sinds de coronapandemie en de opkomst van het hybride werken nog belangrijker geworden. En daarmee is ook het belang van een goed en toegankelijk intranet. De provincie is daarom in 2022 een project gestart voor een nieuw intranet, dat voor medewerkers hét centrale startpunt voor de werkdag gaat vormen. De Europese aanbesteding is afgerond en in het tweede kwartaal van 2023 zal het vernieuwde intranet worden gelanceerd.

In 2021 is de geactualiseerde datastrategie 2021-2023 door Provinciale Staten vastgesteld. Deze strategie heeft ook in 2022 ook uitvoering gekregen in de bedrijfsvoering van de provincie, onder meer door te voorzien in dashboards, rapportages en data-analyses. Daarnaast is een technisch platform gerealiseerd aan de hand waarvan data kunnen worden opgeslagen en gedeeld.
Afgelopen jaar zijn grote stappen gezet om onze ICT-basisdiensten te moderniseren. Zo is er gewerkt aan een nieuwe digitale werkplek, die nog beter het thuiswerken en mobiel werken ondersteunt. Tevens is, als onderdeel van de digitale werkplek, een samenwerkingsplatform ontwikkeld waarbinnen medewerkers van de provincie professioneel en veilig documenten kunnen delen en samenwerken, waar nodig ook met partners buiten de organisatie.
Tenslotte worden onderdelen van het ICT-netwerk van de provincie vernieuwd. Het bedrade en draadloze (4G/5G en wifi) netwerk worden hiermee geschikt gemaakt voor thuiswerken en mobiel werken op kantoor.

De komende jaren staan we voor een vervangingsopgave voor enkele van onze bedrijfsvoeringssystemen, die onze bedrijfsvoeringsprocessen -met name op gebied van financiën en personeel- ondersteunen. In 2022 hebben we daarom een strategische verkenning uitgevoerd naar ons bedrijfsvoeringslandschap en de stappen die in samenhang genomen moeten worden om tot een goede keuzes en een beheerste implementatie te komen.
Vooruitlopend op deze omvangrijke vervangingsopgave zijn we gestart met de implementatie van een applicatie die het proces van subsidieaanvraag en -uitvoering maximaal gaat ondersteunen en waarmee onze digitale dienstverlening wordt vergroot.  

Het inkoopbeleid, dat in 2021 is vastgesteld, is in 2022 verder uitgewerkt.

Op dit moment werken wij aan de verschillende stappen hiervan, zoals het breed in de organisatie invoeren van contractmanagement, kennisontwikkeling binnen de inkooporganisatie en het ontwikkelen van een uitvoeringskader voor het toepassen van de in het inkoopbeleid genoemde inkoopthema’s.

Planning & control, interne beheersing, processen en risicomanagement

Sturing en beheersing van de organisatie gaat over het sturen op de doelstellingen en het beheersen van de risico’s voor het behalen van deze doelstellingen. Eén van de belangrijke risico’s is het voldoen aan wet- en regelgeving (rechtmatigheid).
In 2023 zal het college van Gedeputeerde Staten voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgeven. Voor het afgeven van deze verantwoording is in 2022 een solide basis gelegd in de organisatie door het verder versterken van de (verbijzonderde) interne controles. In 2022 zijn de eerste stappen gezet in de omslag naar een systeem- en datagerichte benadering waarbij wordt gesteund op de procesbeheersing in de eerste lijn.
Risicomanagement is een essentieel onderdeel van interne beheersing. Risicomanagement was ook in 2022 een belangrijk middel om de kwaliteit van de besluitvorming en de effectiviteit en efficiëntie van projecten en bedrijfsvoering te vergroten. In 2022 is gewerkt aan het risicobewustzijn binnen de organisatie onder andere door het voeren van zogenoemde risicodialogen. Dergelijke dialogen zullen meer onderdeel gaan uitmaken van de reguliere bedrijfsvoering.
In het kader van de interne fiscale beheersing is op 1 december 2022 met de Belastingdienst een  nieuwe convenant afgesloten. Door het geïmplementeerde tax control framework is de fiscale beheersing verder versterkt.